Tractament de la documentació

 Classificació
Les operacions de classificació de la documentació de l’Ajuntament han avançat fins al punt de tenir tancada una proposta de Quadre de Classificació del Fons de l’Ajuntament, el qual representa les funcions i tots els documents que l’Ajuntament produeix o rep en base a les seves atribucions. Aquest Quadre està plenament desenvolupat pel que fa a les quatre primeres seccions: Govern, Administració General, Gestió dels Recursos Humans i Gestió dels Béns, el Patrimoni i els Recursos Materials. Per tant, en aquests apartats, el Quadre s’estructura en tres nivells: el primer representa una gran funció de l’Ajuntament, el segon un subfunció i el tercer una sèrie o tipus de document. Per exemple, dins la gran funció d’Administració General (B100), hi ha algunes subfuncions, entre elles, la de Difusió de la pròpia activitat (B250). I entre les sèries documentals que la desenvolupen s’hi troba la dels Expedients de realització del butlletí informatiu municipal (B252) que és, precisament, on es troba la documentació administrativa que permet gestionar el butlletí que teniu entre mans. Més endavant s’anirà arribant al tercer nivell de concreció en la resta de seccions del Quadre. També cal dir que s’ha classificat la col•lecció de Documents Audiovisuals i Gràfics.

 Ordenació, instal•lació i equipaments
Se segueix ordenant el dipòsit de l’arxiu, dotat d’armaris compactes. Recentment s’ha reinstal•lat la documentació més antiga del fons municipal per tal de millorar les seves condicions de conservació i, de passada, poder-ne realitzar un inventari en condicions òptimes. També s’ha habilitat un dipòsit de prearxivatge al primer pis de l’Ajuntament vell, en el qual hi ha la documentació tramitada entre els anys 2000-2004, la qual es va deixar en aquest edifici amb motiu del trasllat de les oficines a l’Ajuntament actual. El dipòsit de prearxivatge està equipat amb prestatgeries fixes, la qual cosa ha permès instal•lar correctament les caixes d’arxiu. Això permetrà identificar i descriure de forma correcta la documentació i passar-la al dipòsit d’arxiu en condicions. En una altra dependència del primer pis de l’Ajuntament vell hi ha, també, documentació de la secció d’Urbanisme, concretament la d’Obra nova i Obra menor, que va ser traslladada d’un altre dipòsit situat a la seu de l’antiga Ràdio municipal. També s’han reinstal•lat els cartells de la Col•lecció de Documents Audiovisuals i Gràfics per garantir-ne una millor conservació.

 Descripció
S’han elaborat dues bases de dades per descriure les col•leccions de Documents Audiovisuals i Gràfics, per una banda, i la de Publicacions i Treballs de Recerca, per l’altra. Actualment la primera es composa de 287 registres, corresponents bàsicament a fotografies, i l’altra de 69 registres més. Cal dir que no estan registrats tots els documents existents i que les bases de dades esmentades estan en construcció. Quan la major part de documents estiguin registrats es podrà donar difusió dels materials existents a través del web. No cal dir que, de moment, això facilita molt el treball intern del Servei d’Arxiu, atès que permet afinar les cerques.

 Consultes
S’han produït 4 consultes al servei d’arxiu, relatives als següents temes: el barri de Salom, regidors d’ERC durant la Segona República, cartells de carnaval, llicència d’instal•lació d’un transformador elèctric i el carrilet de Sant Feliu a Girona. Tres d’aquestes consultes s’han resolt satisfactòriament i la restant no s’ha pogut atendre per manca de documentació referent al tema.

 Préstec
S’han rebut 25 sol•licituds de préstec de documentació de l’arxiu per part de les oficines de l’Ajuntament. Totes s’han resolt favorablement. Dues d’aquests préstecs són encara vigents.

 Transferències
Complint el calendari de transferències establert pel Servei d’Arxiu, l’àrea de Secretaria ha començat a complir el procediment de transferència establert. La següent àrea a transferir documentació és la de Serveis Econòmics.